Toimitaanko teidän organisaatiossanne ketterästi? Onnistuuko työskentelyssä uusien ideoiden luominen ja toiminnan muutos käden käänteessä, vai hidastavatko vanhanaikaiset työskentelytavat arkea? Mtechin ja Triarin järjestämässä tilaisuudessa syvennyttiin ketterään liiketoimintaan. Aihe nostatti paljon ajatuksia ja kehityshalua, joten suunnataanpa kohti ketterää kehitystä!

Ketteryys lähtee koko organisaation toiminta-ajatuksesta

Asiakaslähtöisyys tulisi pitää liiketoiminnan keskiössä ja siksi reaaliaikaista viestintää tulisikin harrastaa asiakkaan kanssa mahdollisimman suunnitelmallisesti ja usein. Vaivaton yhteydenpito koetaan kuitenkin joskus haasteelliseksi, koska osapuolten odotukset ja käsitykset yhteistyölle voivat olla erilaisia. Yhteisen päämäärään selkeyttäminen projektin alussa ja työskentelyn aikana, voivat säästää molemmilta paljon aikaa, rahaa ja hermoja. Työtapojen ketteröittäminen tähtää juuri siihen, että koko organisaatio toimisi yhteisten tavoitteiden mukaisesti ja pyrkimys toiminnan kehitykseen näkyisi päivittäisessä käytännön työssä. Toiminnan virtaviivaisuus ja organisaation nopea reagointivalmius tähtäävät kohti ketterää liiketoimintaosaamista.

Tiimityöskentely, jos jokin, vaatii panostusta jokaiselta jäseneltä ja hyvän tiimin kokoaminen onkin avain toiminnan tehokkuuden parantamiseksi. Ketterä tiimi työskentelee yhdessä luoden, jolloin jäsenien lukumäärä tulisi pitää tarpeeksi pienenä. Hyvän tiimin onnistut luomaan siten, että tarvittava ammattitaito löytyy tiimin sisältä. Yhteisten tavoitteiden luominen parantaa työnteon onnistumisprosenttia huomattavasti, kun kaikki tietävät toiminnan lähtökohdat ja päämäärän. Innovatiivinen yhteishenki ja yhdessä tehdyt päätökset ovat avain yhteistyön parantamiseen. Kun tiimin jäsenten osaaminen ja ammattitaito tukevat toisiaan, on onnistumisiin helpompi ponnistaa.

Kukapa meistä haluaisi viettää turhaan aikaa palavereissa tai tiimituokioissa, jos jotakin konkreettista hyötyä ei synny. Resurssien oikea mitoitus vaatii tarkkuutta ja käytännön ymmärrystä työmäärien arvioinnista. Mitä paremmin toiminta on konseptoitu, sitä helpompi työmäärää on arvioida. Yllätyksiä tulee aina, joten resurssien ajantasainen päivittäminen tulisi ottaa huomioon työskentelyn aikana. Jos jokin osa-alue ylirasittuu, olisi tilanteeseen tarkoituksena reagoida mahdollisimman pian. Työnteon ajankohtainen seuraaminen ja tavoitteet tulisikin säätää viikkokohtaisiksi tai vähintään parin viikon mittaisiksi pätkiksi, jolloin aikajänne pidetään mahdollisimman lyhyenä. Nopea reagointi ja toiminnan muutos perustuvat ajantasaiseen työn tuloksen seurantaan ja johtamiseen.

Miten teidän yhteisössä voitaisiin toimia yhdessä ketterällä tavalla? Mieti, miten voisit parantaa oman toimintasi ketteryyttä ja aktivoida muutoksen koko organisaatiota ravistelevaksi muutosvoimaksi. Miksi? Koska ketteryys edistää toimintaa ja saa aikaan nopeasti reagoivan ja keskustelevan työkulttuurin. Kun toiminta tehostuu, saadaan aikaan parempia tuloksia ja työnteko voidaan kokea entistä miellyttävämmäksi. Eikö olisikin ihanaa, että asioihin pyrittäisiin löytämään vastaus nopeasti ja tehokkaasti.

Ketteryydellä kohti toiminnan kehitystä

  • Asioiden tekeminen kestää liian kauan. → Oikein kootut ketterät tiimit työskentelevät kohti yhteisiä päämääriä ja toimintaa seurataan viikon välein. Kun tiimistä löytyy tarvittava osaaminen, niin asioita ei tarvitse pallotella ihmiseltä toiselle. Monesta eri osaajasta koostuva tiimi on rikkaampi ja valmiimpi tekemään itsenäisiä päätöksiä. Ajankohtaisiin asioihin pyritään löytämään vastaus heti ja asioihin voidaan pureutua silloin, kun ne ovat ajankohtaisia.
  • Viestinnän puute ja siiloutunut tekeminen. → Organisaation sisäisen viestinnän tärkeys korostuu, koska yhdessä tekeminen vaatii kommunikointia. Tiimipalaverit johtavat tekemistä, kun ne on suunniteltu hyvin. Tapaamisen aikana yhteiset tavoitteet ja mittarit käydään läpi ja agenda seuraavalle viikolle päivitetään. Saavutetut tavoitteet käydään läpi ja palaverista ponnistetaan yhdessä kohti uusia onnistumisia!
  • Liian monta asiaa yhtä aikaa. → Liiketoimintalähtöisellä toiminnan konseptoinnilla pyritään asioiden selkeyttämiseen ja toiminnan suunnitelmallisuuteen. Kun asioita lähdetään tekemään, tulisi alkuvaiheessa viettää aikaa suunnitteluun niin, että toiminta olisi mahdollisimman selkeää. Muutamaan tärkeään asiaan keskittyminen vie toimintaa eteenpäin ja yksityiskohtaiset päätökset voidaan perustaa ydinajatukselle, jolloin päätöksenteko helpottuu arjen työssä.
  • Yksityiskohtaiset, mutta vanhentuneet suunnitelmat. → Suunnitelmat ovat hyviä, mutta tulisi muistaa, että niiden pitäisi selkeyttää ja edistää toimintaa. Suunnitelma on työskentelyn apuväline, joten se tulisi pitää osana työntekoa ja sitä tulisi päivittää reaaliaikaisesti. Pidä suunnitelma yksinkertaisena ja selkeänä. Laadi tarvittaessa yksityiskohtaisempi kaavio, jonka avulla voit kuvata monimutkaisia järjestelmiä, mutta pyri aina järjestelmällisyyteen. Suunnitelma ei ole pyhä, joten salli sen muuttuminen ja pyri käytännön kehittämiseen.
  • Odotatko, että joku ottaa vastuun? → Monesti suunnittelematon toiminta johtaa summittaiseen tekemiseen, jolloin vetovastuu ei ole selkeästi kenelläkään. Hyvin määritelty aikataulu, tavoitteet ja mittarit edistävät työntekoa ja saavat aikaan yhteisiä onnistumisen hetkiä.
  • Aina tulee muutoksia ja yllätyksiä. → Kun niihin varautuu, on myös helpompi toimia. Ketterä organisaatio tunnistaa toiminnan puutteet ja heikot kohdat helpommin ja pyrkii ajantasaiseen reagointiin, kun yllätyksiä tulee. Toiminnan konseptointi edistää oman toiminnan kehittämistä ja jokainen asiakastyö kehittää toimintaa, kohti parempaa huomista.
  • Ei me ehditä! → Varaa aikaa muutokselle ja ketteryyden mahdollistamiseen. Se vaatii aina oman aikansa, joten ryhdy toimeen ja salli muutoksen siemenen kasvaa. Vain aloittamalla voit saada aikaan uutta.

Mitä hyötyä tästä oli?

Prosessin tuloksena syntyneitä hyötyjä on pyrittävä johtamaan myös prosessin päätyttyä. Kun liiketoiminnassa on otettu ketteryys huomioon, on koko organisaatiokulttuuriin syntynyt kehittävä ilmapiiri. Asioita pyritään tekemään silloin, kun ne ovat ajankohtaisia ja niistä saatava hyöty tulisi johtaa mahdollisimman edistyksellisesti. Tavoitteiden asettaminen, toiminnan konseptointi ja ketterä työnteko hyvin johdetuissa tiimeissä sekä osallistuva johtaminen pyrkivät kaikki kohti samaa tavoitetta. Ketterästi kohti toimivaa organisaatiota.

Kupli on strateginen ja aikaansaava markkinointitoimisto Helsingissä. Teemme asiakasyrityksistämme houkuttelevia. Lue palveluistamme ja ota yhteyttä!

 

Suvi Rosqvist

Suvi on Kuplin Social Media Specialist,
ja ottaa haltuun haasteen kuin haasteen.

suvi.rosqvist@kupli.fi

Tilaa kooste kuukauden parhaista blogiteksteistä suoraan sähköpostiisi: